Willkommenskultur: warum sie wichtig ist und an was Praxen denken sollten!

Gemeinsam mit sorgfältig ausgewählten Partnern bietet Curagita mit der Dienstleistung RaFa ein ganzheitliches Leistungspaket zur Rekrutierung von Fachkräften inklusive verschiedener Netzformate zum Austausch und BestPractice-Transfer zwischen Funktionsträgern und ausländischen Fachkräften in den teilnehmenden Praxen. In der Printausgabe vom Mai 2023 berichten wir über die Candidate´s Night (Lesen Sie mehr). Sie ist Teil des Gesamtkonzepts für eine gelungene Integration, zu der auch die Willkommenskultur gehört, auf die hier ausführlich eingegangen werden soll. 

Die Willkommenskultur in einer Praxis ist heute ein zentrales Element des Onboardings und damit verbunden der Bleibewahrscheinlichkeit der Neuen. Noch wichtiger ist sie bei der Integration internationaler Fachkräfte: Als Praxis kann man den Kandidatinnen und Kandidaten vermitteln, dass sie willkommen sind. Dafür, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell ein gutes Teammitglied werden, kann einiges getan werden. Auch hier zahlt sich ein systematisches Vorgehen aus. Wie das geht, zeigen die nachfolgenden Hinweise zur Aufnahmebereitschaft, zur Begrüßung, zur Praxis-Einführung und zur Unterstützung im Alltag.

Aufnahmebereitschaft

• Führungskräfte gefordert: Die Vorbildfunktion der Gesellschafter und Führungskräfte in einer Praxis werden häufig unterschätzt. Sie sind diejenigen, die eine offene und wertschätzende Kommunikation und Unternehmenskultur vorleben sollten. Dazu gehört auch das ehrliche Interesse an den neuen ausländischen Fachkräften und ihrer Kultur. 
   
• Projektteam einrichten: Zum Aufbau und zur Pflege einer Willkommenskultur empfiehlt es sich, dass ein kleines Projektteam eingerichtet wird. Zu ihm gehören Vertreter der Ärzteschaft sowie des nicht-ärztlichen Teams bzw. des Praxismanagements und der Personalverantwortlichen. Dieses Projektteam wird im Rahmen von RaFa entlang des gesamten Prozesses begleitet. 
   
• Belegschaft sensibilisieren: Die Förderung interkultureller Kompetenzen in der Praxis ist wichtig. Das betrifft nicht nur die Interaktion mit neuen Teammitgliedern, sondern auch mit der Patientenschaft. Zum Beispiel können Mitarbeiter dazu motiviert werden, eine andere Sprache zu lernen. Das kann helfen, kulturell und sprachlich bedingte Missverständnisse und Konfliktsituationen zu erkennen und zu bewältigen. Häufig kann man in Praxen hier auch auf die Erfahrungen von Mitarbeitenden mit Migrationshintergrund zurückgreifen bzw. diese mit einbinden. 
   
• Mentoren aufbauen: Mentoren für internationale Fachkräfte haben positiven Einfluss auf die Integration. Sie begleiten den Neuankömmling bei den ersten Schritten im Job, idealerweise auch (privat) bei Behördengängen oder der Wohnungssuche. Häufig nehmen die Praxismanager die Mentorenrolle ein. 
   
• Internationale Mitarbeiter einbinden: Werden bereits internationale Mitarbeiter in der Praxis beschäftigt, können auch diese eingebunden werden. Wie auch in der im Rahmen des RaFa-Projekts regelmäßig online stattfindenden Candidate’s Night können mit diesen z.B. persönliche Erfahrungsberichte (Testimonials) ausgetauscht werden.
   
• Webseite prüfen: Das Aushängeschild jeder Praxis ist die Webseite. Sie gibt einen wichtigen ersten Eindruck von der Praxis als Arbeitgeber. Deshalb sollte sie zumindest zentrale Fakten und Informationen auch auf Englisch anbieten – ggf. sogar in der Landessprache der gesuchten Fachkräfte. Übersetzungsbüros oder Muttersprachler in der Praxis-Belegschaft können dabei helfen.

Begrüßung

• Vorab-Infos zukommen lassen: Die Praxis kann neue Fachkräfte bereits vor der Ankunft in die Kommunikation einbinden bspw. über die Zusendung relevanter Informationen oder aktueller Teamevents.
   
• Willkommenspaket bereithalten: Ein Willkommenspaket ist eine nette Geste sowohl für deutsche als auch nicht deutsche Fachkräfte. Bei den nicht deutschen Fachkräften sind zusätzliche Orientierungshilfen sinnvoll, in einer Sprache, die sie kennen.  Inhalte können relevante Basisinformationen (gedruckt/online) zum Arbeitsplatz und Leben am Standort sein sowie nützliche Giveaways, wie z.B. Informationen über Praxis, die Belegschaft, die Arbeits- und Sozialregeln, den neuen Arbeitsstandort, zum Leben in der Region, eine Handy-Prepaidkarte, eine Zeitkarte für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV), ein Stadtplan bzw. eine Karte des Landkreises und eine ÖPNV-Übersicht und vieles mehr. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt!
   

Praxis-Einführung

• Vorbereitungen treffen: Sind Arbeitsplatz und E-Mail-Adresse eingerichtet, gibt es Visitenkarten, Logins, passende Arbeits- und Schutzkleidung? Benötigt die neue Kollegin/ der neue Kollege Chipkarten für den Zugang zur Praxis? Sind die persönlichen Daten in allen relevanten Systemen hinterlegt (Personalabteilung, Gehaltsbuchhaltung, etc.)?
   
• Einarbeitungsplan anlegen: Im Normalfall besteht in Praxen bereits ein Einarbeitungsplan für neue (inländische) Mitarbeiter. Dieser muss sich nicht vom Einarbeitungsplan für ausländisches Personal unterscheiden und sollte umfassen, wann was passiert: ausführliches Einführungsgespräch, Führung durch die Räumlichkeiten, Bekanntmachen mit Ansprechpartnern, erste Aufgabenverteilung, Einarbeitung in Thema X durch Kollege Y, Abteilungsbesprechung, Mittagessen mit Kollegen. Bei Bedarf kann der Einarbeitungsplan auch gerne nochmal mit dem RaFa-Team besprochen und weiterentwickelt werden.
   
• Praktische Infos bereitstellen: Die neue Fachkraft erhält Informationen zu Arbeitsabläufen, Organisationsstrukturen, Verhaltensregeln etc. Schriftliche Unterlagen wie Verfahrensanweisungen, Sicherheitsvorschriften und interne Formulare, sollten hierbei sprachlich vereinfacht werden. 
   
• Integration ins Team sicherstellen: Das Team sollte gebrieft werden, bevor der neue Mitarbeiter/ die neue Mitarbeiterin eintrifft. Nach Ankunft sollte ein rasches gegenseitiges Kennenlernen aller Beteiligten sichergestellt werden. Tipp: Nicht nur Praxismanager oder Ärzte, sondern auch andere Mitarbeiter können den neuen Arbeitsstandort, die Region und die Praxis vorstellen und als zeitlich begrenzte „Paten“ fungieren.
   
• Zeitliche Spielräume schaffen: Es kann überlegt werden, Freistellungen für die Erledigung von Verwaltungsformalitäten (Einwohnermeldeamt, Sozialversicherungsbehörde etc.) und ggf. religiöse Feiertage oder Heimatbesuche zu berücksichtigen.

Unterstützung im Alltag

• Umzug unterstützen: Im Rahmen von RaFa wird die Praxis bei der Unterstützung der Fachkraft (finanziell und/oder bei der Organisation des Umzugs) nach Deutschland begleitet und unterstützt. 
   
• Wohnungssuche anbieten: Erfahrungsgemäß können Praxen die eigene Unterstützung bei der Wohnungssuche über ihr Netzwerk anbieten oder ansonsten auf eine von RaFa organisierte Übergangslösung zugreifen. 
   
• Formalitäten erläutern: Das RaFa-Team übermittelt dem neuen Mitarbeiter in Vertretung für die Praxis sämtliche Informationen zu den notwendigen Formalitäten: Sozial- und Krankenversicherung, Steuernummer, Anmeldung etc. Da sich die deutschen Strukturen oftmals stark vom Heimatland unterscheiden, sind diese Punkte in der Regel stark erklärungsbedürftig.