Vernetzung im Fokus: Exklusives Forum für Praxismanager:innen

Der Austausch von Praxismanagerinnen und -managern im Radiologienetz hat sich als Forum etabliert, das gezielt die Vernetzung und den praxisübergreifenden Dialog fördert. Die Bedeutung dieses Forums wächst kontinuierlich – nicht zuletzt, weil die Strukturen in den Praxen immer größer und komplexer werden und somit mehr Personen in Managementfunktionen nach spezifischem Austausch und Weiterbildung suchen.

Im Zentrum der jüngsten Veranstaltung am Vorabend des 16. Radiologienetztages standen die Ergebnisse einer netzinternen Umfrage, die aktuelle Herausforderungen im Praxisalltag von Praxismanager:innen sichtbar machte. Zu den zentralen Themen zählten insbesondere:

• Fehlzeiten und Personalmangel: Die größte Herausforderung für die Befragten sind nach wie vor ungeplante Fehlzeiten und die daraus resultierenden Engpässe im Personalbereich. Der bürokratische Aufwand und ein hoher Patientendurchlauf werden ebenfalls als Belastungsfaktoren wahrgenommen.
• Zeitfresser im Alltag: Die Koordination von Telefon- und E-Mail-Kommunikation bindet einen erheblichen Teil der Arbeitszeit. Hinzu kommen technische Störungen, Dokumentation, Berichterstellung und interne Abstimmungen, die im Managementalltag kaum wegzudenken sind.
• Inhaltliche Schwerpunkte: Neben administrativen Aufgaben stehen insbesondere Personalplanung, Teamorganisation und Abrechnung im Mittelpunkt der Arbeit der Praxismanager:innen.

Im Rahmen der Veranstaltung diskutierten die über 30 Teilnehmenden in drei Arbeitsgruppen intensiv zu den vordefinierten Schwerpunkten:
 

1. Optimierung der Kommunikationsprozesse: Eine Arbeitsgruppe identifizierte die Notwendigkeit, Telefon- und E-Mail-Verkehr durch strukturierte Prozesse und technische Unterstützung effizienter zu gestalten. Ziel ist es, den Anteil unnötiger Rückfragen zu minimieren und Kommunikationswege klarer zu definieren. Interessant die Einschätzung einer Praxismanagerin: etwa 80% der Anrufenden würden angebotene Terminen gleich aufgrund der für sie nicht akzeptablen Wartezeiten ablehnen, 10 % riefen an um abzusagen und nur mit 10 % der Anrufenden würde tatsächlich ein Termin vereinbart. Darauf brachte eine Berufskollegin ein, dass in ihrer Praxis Termine nur bis max. 3 Wochen im Voraus vergeben würden, um die Absagequote gering zu halten (läge bei 4 %). Klare Ansagen helfen – da waren sich Teilnehmende einig: z.B. können die telefonischen Befundanfragen reduziert werden, wenn Patienten zuverlässig mitgeteilt wird, wann der Befund beim Zuweiser eintrifft. In einigen Praxen werden auch schon automatische Reminder oder Online-Rezeptionen für das Terminmanagement genutzt. Der reinen KI-Telefonie standen die Teilnehmenden aus eigenen Erfahrungen eher skeptisch gegenüber.
    
2. Personalplanung und Teamorganisation: Die Teilnehmenden betonten, wie wichtig transparente Vertretungsregelungen, verlässliche Dienstpläne und regelmäßige Teamkommunikation sind. Als effektiv gelten insbesondere proaktive Urlaubs- und Fortbildungsplanung sowie eine wertschätzende Teamkultur, die Kooperation und Verständnis fördert. Zur Unterstützung der Planung sind in vielen Praxen bereits Software gestützte Tools im Einsatz. Mitarbeiterinnen einer Praxis berichteten, dass die Mitarbeitenden ihrer Teams eigene Arzttermine proaktiv mitteilen und diese dann in der Personalplanung berücksichtigt werden. Auf diese Weise vermeide man, dass Urlaub genommen werden müsse oder krank gemacht wird. Dafür gab es viel Zustimmung.
    
3. Rolle der Praxismanager:innen: Praxismanager:innen agieren zunehmend als Schnittstelle zwischen Organisation, Team und Geschäftsleitung. Hier schienen sich die Diskutierenden einig. „Wir sind Mädchen und Mann für alles“. Wichtigste Eigenschaft? Ein starkes Nervenkostüm haben, um ruhig und gelassen zu bleiben. Sie sind gefordert, flexibel zu reagieren und Troubleshooting zu betreiben, ohne dabei selbst in eine Überlastungsspirale zu geraten. Klare Rollenabgrenzungen und die Delegation von Aufgaben werden daher als zentral angesehen. Ebenso die Suche nach einem Konsens mit den Gesellschaftern.

Ein zentrales Thema der Veranstaltung war der professionelle Umgang mit Fehlzeiten. Kathrin Spieler präsentierte zuerst einmal Statistiken. Mit durchschnittlich 14,8 Krankheitstagen pro Beschäftigten und einem steigenden Anteil psychischer Erkrankungen (Quelle: AOK Statistik 2024) nimmt die Herausforderung weiter zu. Die Folgen sind weitreichend: Von der erschwerten Personaleinsatzplanung über die Reduktion der Untersuchungszahlen bis hin zu einer verstärkten Belastung der verbliebenen Mitarbeitenden.

So diskutierten die Teilnehmer:innen wirksame Strategien, um dem Thema zu begegnen:
 

1. Systematische Messung der Fehlzeiten, Vergleiche über Zeiträume oder Abteilungen und Ursachenforschung
    
2. Maßnahmen wie Dienstplanoptimierung, klare Vertretungsregelungen, gezielte Rückkehr- und Entwicklungsgespräche. So erklärte Kathrin Spieler an einem Beispiel, wie sie einen sogenannten „Absentismus“ (fehlt, ohne krank zu sein) identifizieren konnte und durch persönliches Gespräch dazu beitragen konnte, dass die Person wieder regelmäßig zur Arbeit erschien.
    
3. Förderung einer resilienten Teamkultur und Stärkung der Mitarbeiterbindung.

Studien der Krankenkassen und von Organisationen wie Great Place to Work zeigen: Mitarbeitende, die sich mit ihrer Arbeit und ihrem Arbeitgeber identifizieren, sind nicht nur seltener krank, sondern zeigen auch eine deutlich geringere Bereitschaft, das Unternehmen zu wechseln. Die Investition in eine offene, wertschätzende Praxiskultur ist damit nicht nur eine Frage der Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch ein wichtiger Beitrag zur Stabilität und Wirtschaftlichkeit der Praxis.

Das Forum für Praxismanager:innen im Radiologienetz schafft den Raum, praxisübergreifende Themen zu adressieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln – ein Angebot, das mit der wachsenden Bedeutung von Managementaufgaben in radiologischen Praxen immer mehr an Relevanz gewinnt. Die Veranstaltung hat gezeigt: Im Netzwerk entstehen durch offenen Dialog und geteilte Erfahrungen nachhaltige Impulse für Innovation und Effizienz im Praxismanagement. Die fachlichen Diskussionen wurden bei Cocktails und Hamburgern im anschließenden Social Event informell vertieft.

Das Radiologienetz bietet neben dem regelmäßigen Austausch eine Vielzahl an Fortbildungsangeboten – darunter eine zertifizierte Online-Weiterbildung zur Praxismanager:in (IHK) in Kooperation mit der dfa Karlsruhe sowie themenspezifische Workshops und Netzwerktreffen. Weitere Details zu Terminen und Ansprechpartnerinnen finden Sie auf den Kanälen des Radiologienetzes.