Praxishack aus Lahr: Team-App für QM und Kommunikation

Praxisorganisation und -kommunikation sind bei wachsenden Einheiten mit vielen Akteuren eine Challenge. Prozesse sind über Jahre gewachsen und werden nicht selten von verschiedenen Gesellschaftern unterschiedlich gelebt. Das kann lange funktionieren. Manchmal ist aber auch der Punkt erreicht, wo die interne Kommunikation zu immer wieder denselben Themen überhandnimmt und die Akteure lähmt.

„2009 haben wir bereits mit dem Thema QM begonnen“, berichtet Dr. Timo Spehl und führt dann aus, dass die ersten Versuche – weil immer auf Prio C – nie vollendet wurden. Vor fast schon vier Jahren hat er dann das Thema QM als Zuständigkeitsbereich übernommen und angefangen, Standards zu entwickeln und im Team zu konsentieren. „Eine Heidenarbeit“, wie er sagt, die sich aber gelohnt hat. Mittels eines Intranets ist das QM-System nun zum Workflow-Backbone der Praxis geworden und hilft dem Team bei der Orientierung. „Wir haben uns für die Lösung des Hamburger Software-Hauses Just Social entschieden“, erklärt Dr. Spehl. Es handelt sich dabei um ein Lizenzmodell, das DSGVO-konform auf den Servern des Anbieters läuft. Dr. Spehl ist sich sicher, dass jede Praxis ein System finden kann, das zu ihr passt. „Für Just Social haben wir uns entschieden, weil es eine Kombination zwischen QM und Kommunikationsplattform ist.“ Es handelt sich um eine einfach zu bedienende App, die von jedem beliebigen Gerät aus als Intranet bzw. zur Kommunikation genutzt werden kann. News, Chat, Umfragen, Veranstaltungen, Wiki, Dateien, Mitarbeiter-Verzeichnisse und auch Analytics sind integrierte Funktionen. „Das System passt zu uns, da es einfach und nicht überkandidelt ist“, konstatiert Dr. Spehl. „Das Wichtigste ist, dass man die Inhalte gut vorbereitet und dass es von allen Mitarbeitenden genutzt wird.“ Dies sei zu Beginn nicht ganz einfach gewesen, aber nach einem dreiviertel Jahr würde es nun von den allermeisten als internes Kommunikationsinstrument angenommen. Auch sein Kollege, Dr. Achim Kircher, freut sich über die Entlastung durch die Neuorganisation der Kommunikation:

„Das Telefon klingelt nur noch in Notfällen, sodass der Stresslevel seit der Einführung stark gesunken ist und man sich besser auf die Befundung und die Patienten fokussieren kann.“ Natürlich ist ein solches System ständig im Update und Weiterentwicklungsmodus. So wurden inzwischen für einzelne Bereiche eigene Kanäle eingeführt, z.B. für eine kurzfristige Terminierung von Patienten wichtiger Zuweiser oder für kuriose und spannende Fälle innerhalb der Ärzteschaft. Dasselbe gilt für den Anbietermarkt entsprechender Software-Lösungen und Apps. Tatsächlich baut das CuraProtect-Team bereits an einer eigenen Lösung mit QM-Spezialistin Brigita Alilovic, die einen guten Marktüberblick hat und interessierte Praxen gerne berät. Darüber hinaus steht auch Dr. Spehl als Gesprächspartner für die Lösung in seiner Praxis zur Verfügung. Kontaktaufnahme über das Netzmanagement.