Personaleinsatzplanung mit System: Praxis teilt effizienten Ansatz im CuraPEP Workshop

Seit Claudia Hettwer systembasiert die insgesamt 53 Ärzte, MFA und MTRA an den drei Standorten der Gemeinschaftspraxis Ludwigsburg eintaktet und deren Fehlzeiten koordiniert, hat sich die komplexe Mammutaufgabe auf eine erträgliche Größe reduziert. Seit Jahren erstellt sie mit dem Tool Dienst- und Urlaubspläne. Wo im ZEUS® die Daten angelegt werden, zeigte sie ihrer interessierten Kollegin mit wenigen Klicks. Dank hinterlegter Stammdaten für jeden Angestellten werden im Dienstplan die vertraglich festgelegten Wochenarbeitsstunden automatisch personenindividuell berücksichtigt. Ob die Arbeitsplätze optimal besetzt sind, zeigt das System in den Besetzungsdetails an (Ist, Soll). Auf die Frage von Marion Fleissig aus der Radiologie Rhein-Neckar, ob auch ein stundenweise angesetztes Einbuchen von Ärzten und MTRA an bestimmte Geräte innerhalb eines Arbeitstages möglich sei, konnte Nils Multhaupt positiv rückmelden: Ja, das geht. Ist ein Plan angefertigt, kann er von einer autorisierten Person verifiziert und anschließend freigeschaltet werden. Dann erscheint er bei allen zugewiesenen Mitarbeitenden im Profil, auf dem Handy oder im E-Mail-Postfach. In Ludwigsburg geht die Einsatzplanung noch per Ausdruck an die Kolleginnen und Kollegen – das ist eine gut funktionierende Routine. In Schwetzingen bevorzugt man indes eine papierlose Form der Planübermittlung. Beides ist möglich und sollte zu den Wünschen und Gegebenheiten der jeweiligen Praxis passen. Das betont Kristina Crni immer wieder. Das System soll den Bedürfnissen entsprechen und nicht umgekehrt die Bedürfnisse an das System angeglichen werden müssen. Dies herauszufinden, ist Teil ihrer Beratungstätigkeit bei CuraPEP. Die Dienstpläne können nach Person, nach Arbeitsplatz oder Schichtgruppe angezeigt werden.

Stichwort Urlaubsplanung:  

Auch hier erzählt Claudia Hettwer, wie sie mit ZEUS® für die Belegschaft standortspezifisch Fehlzeiten koordiniert. Die Schulferien sind im System bereits hinterlegt. Inzwischen verbringt sie in Summe noch etwa zwei Tage mit der gesamten Jahresplanung. In Ludwigsburg gibt sie alle Anträge ein und bewilligt entsprechend. Andere Praxen, die mit ZEUS® Fehlzeiten planen, würden den Mitarbeitenden direkte Eingabeoptionen für Urlaubsanfragen freischalten, so Multhaupt, welche dann durch die Praxismanagerin bestätigt werden können.

Stichwort Arbeitszeiterfassung:

Morgens per Fingerprint anmelden oder sich einloggen und nach getaner Arbeit wieder auf gleiche Weise abmelden – so einfach kann die Arbeitszeit für Arzt, MTRA und MFA mit ZEUS® erfasst werden. Pausen werden automatisch abgezogen und Überstunden beispielsweise vom System angezeigt. Claudia Hettwer klickt durch die verschiedenen im System angelegten Berichte, die sich auf Geräte, auf Standorte, auf Zeiträume und auf Personen in Sekundenschnelle erstellen lassen. Natürlich kann und darf nicht jeder Nutzer im System alles bearbeiten bzw. alle Daten einsehen. Hierfür hat die Praxismanagerin jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin eine Rolle mit festgelegten Zugriffs- und Bearbeitungsrechten zugewiesen. Loggt man sich ein, werden im Dashboard nur die mit Rechten versehenen Widgets angezeigt.

Der einstündige Austausch hat einen guten Einblick in das Handling mit ZEUS® ermöglicht. Diese Erkenntnis haben alle Teilnehmer mitgenommen bzw. bestätigt: Das Tool kann ein starker Helfer für Praxismanager bei der Erstellung von Dienstplänen, Urlaubsplänen, Zeiterfassung sein und lässt sich sehr flexibel an den Bedürfnissen der Praxen ausrichten. Aber natürlich fallen die Einschätzungen vom Mehrwert und der Flexibilität der Lösung durchaus unterschiedlich aus. So war Marion Fleissig aus der Radiologie Rhein-Neckar am Ende vom vorgestellten System noch nicht überzeugt und hat beschlossen, erstmal weitere Alternativen zu prüfen. Aber es gefiel ihr, die authentischen Einblicke und die Erfahrungen einer Kollegin in ähnlicher Position zu erhalten: „Ich schätze es sehr, Teil eines Netzwerkes zu sein, in dem ein kollegialer Austausch zu unterschiedlichen Themen möglich ist“, so ihr Fazit.

Personaleinsatzplanung im Radiologienetz mit CuraPEP

Kristina Crni von CuraPEP unterstützt Praxen aktiv bei der Optimierung ihrer Personaleinsatzplanung. Die technologische Basis bildet die Software ZEUS® von ISGUS. Die Praxen profitieren vom Radiologie-Know-how und der Erfahrung des CuraPEP-Teams – gerade in anspruchsvollen Situationen. Denn die Personal- und Einsatzplanung braucht eine professionelle Hand. Verschiedene Herausforderungen gilt es tagtäglich zu lösen, zum Beispiel: Wie besetze ich einen theoretisch optimalen Dienstplan mit den praktisch zur Verfügung stehenden Mitarbeitern? Das Team von CuraPEP führt die Software in den Praxen ein, passt sie individuell an und schult alle Mitarbeiter der Praxen. Darüber hinaus profitieren die teilnehmenden Praxen von attraktiven Netzkonditionen.

Produktinformationen ZEUS® Zeiterfassung von ISGUS

Mit der Zeiterfassung von ISGUS werden Arbeitszeiten flexibel an die jeweilige Auslastung angepasst. Die individuellen Arbeitszeiten der unterschiedlichen Beschäftigungsgruppen sind immer konform zu den tariflichen und gesetzlichen Regelungen (EuGH, Mindestlohngesetz, AÜG) und zur individuellen Betriebs- oder Dienstvereinbarung gestaltet. Mit ZEUS® wird die Zeitwirtschaft zu einem durchgängigen digitalen Prozess – von der Zeiterfassung bis zur Datenübergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit Workflows, Teammanager und interaktiven Funktionen, wie Schichtbörse und digitaler Schichttausch, erledigen Mitarbeiter autark und eigenverantwortlich in ihrem Entscheidungsbereich anstehende Aufgaben, ohne dass Transparenz und Steuerung verloren gehen.

All diese Funktionen stehen für Smartphones und Tablets mobil zur Verfügung und machen die Zeitwirtschaft vollkommen ortsunabhängig. Hochflexible Arbeitsorganisation, New Work-Szenarien, die Arbeit im Homeoffice und mobile Einsätze werden so einfach plan- und steuerbar.

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