Und ständig klingelt das Telefon. Entlastung durch Online-Rezeption.
Besetzt, besetzt, Mailbox, besetzt … etwa 20 bis 40 Prozent der initiierten Telefonanfragen in einer Arztpraxis können von der Rezeption nicht entgegengenommen werden, auch wenn an der Rezeption Personal arbeitet. Doch wer will es sich noch leisten, Anfragen durch PKV-Patienten nicht annehmen zu können oder als unerreichbar zu gelten? Über eine digital erweiterte Rezeption werden rund um die Uhr jegliche Anfragen angenommen und im zweiten Schritt bearbeitet. Wir stellen die Lösung unseres Kooperationspartners Docmedico vor.
Alexander Herzog ist der Kopf und Gründer von Docmedico, einer browserbasierten Online-Rezeption-Software für das Management der gesamten Kommunikation in der Praxis. Die Docmedico Online-Rezeption digitalisiert sämtliche zeitaufwendigen Prozesse in der Patienten- und Zuweiserkommunikation und bietet dabei Möglichkeiten für eine praxisindividuelle Ausgestaltung. Das intelligente Anfragemanagement-Tool automatisiert solche Kommunikationsaufgaben, die am Telefon zigfach in Einzelgesprächen samt Begrüßung und Verabschiedung durchzuführen wären: Termin vereinbaren, Termin absagen oder verschieben, Fragen beantworten, Befundberichte anfordern usw. Laut Alexander Herzog ist alles möglich über die auf die Praxiswebseite integrierte Online-Rezeption, 24 Stunden am Tag. Der digitale Helfer entlastet das Praxisteam. „Unsere Lösung deckt 80 bis 90 Prozent der Anfragen über ein intelligentes Antwortsystem ab“, so Herzog. „Die Entlastung des Terminmanagements in seiner Gesamtheit war der Ausgangspunkt für die Entwicklung unserer Online-Rezeption“, fährt er fort. Dabei verbessert die DSGVO-konform entwickelte Lösung die Datenqualität enorm und bietet dem Praxisteam in der Bearbeitung der Anfragen die Möglichkeit, nach Kriterien zu filtern und Termine zu vergeben – was u.a. hilfreich bei Anfragen durch PKV-Patienten oder Anfragen nach IGeL-Leistungen ist. Eine herkömmliche Terminbuchungssoftware kann dies nicht in Gänze leisten, fehlt bei diesen Systemen doch die Fähigkeit der Datenverknüpfung. Beispielsweise können auch Zuweiser über die Online-Rezeption mit der Praxis in Kontakt treten und Anfragen absetzen.
Docmedico wird über einen Programmiercode in die Webseite der Praxis integriert, nachdem es in einer Vorbereitungszeit von nur einer Woche nach den Wünschen der Praxis ausgestaltet wurde. „Zuerst erstellen wir die Grobkonfiguration, dann setzen wir die gewünschte Individualisierung mit allen Datenverknüpfungen um. Sobald die Integration durch ist, findet für das Praxisteam ein Onboarding bzw. eine Schulung statt und schließlich nimmt die Praxis ihre Arbeit mit ihrer Online-Rezeption auf. Eine Registrierung in einem Portal sowie praxisseitige IT-Arbeiten, Schnittstellen oder Wartungsarbeiten sind nicht nötig. Der Datenaustausch mit anderen Schnittstellen erfolgt über die hinterlegten Server des Anbieters, welche in Deutschland stehen.“ Wie sieht es mit KI aus?
„Unsere Rezeption unterstützt KI-basierte Assistenzsysteme, das ist kein Problem“, so Herzog. Unsere Lösung verfügt bereits über einen digitalen Telefonassistenten, welcher gesprochene Nachrichten verschriftlicht. Einen Vorteil seines Systems sieht er auch darin, Koordination und Kommunikation zeitunabhängig und aus dem Home Office heraus zu übernehmen. Angesichts der gewünschten Flexibilität bei Praxismitarbeitern stellt dies einen weiterer Pluspunkt dar.
Neben der Integration von Online-Terminvergabesystemen wie Doctolib können auch Anfragen für Untersuchungen, welche nicht mit Online-Terminen zusammenpassen, über das Kommunikationstool durch die Patient/innen gestellt und abgesendet werden.
Die wichtigste Frage lautet: Wird die Online-Rezeption genutzt? Herzog nennt uns auf Anfrage die Zahlen einer Radiologie mit acht Behandlern/innen in einem städtischen Ballungszentrum. Monatlich registriert die Praxis 27.000 Patientenkontakte über die Online-Rezeption, davon sind 15.000 Terminanfragen.
Docmedico in Zusammenarbeit mit Curagita
Etwa dreißig Netzpraxen arbeiten derzeit bereits mit der Online- Rezeption von Docmedico. Radiologienetzpraxen gewährt der Anbieter einen Vorzugspreis für das monatlich kündbare Lizenzmodell. Durch eine optionale einmonatige kostenfreie Testphase möchte Docmedico das Produkt und seine Vorteile für sich sprechen lassen. „Je mehr Radiologien mit unserer Lösung arbeiten, desto besser können wir die Wünsche und Anregungen aus der Praxis in die Weiterentwicklung des Produktes einfließen lassen“, schließt Alexander Herzog das Gespräch.
Interessierte Praxen können über das Radiologienetz eine Demo mit Einblicken in die Funktionen und das Handling im Backend der Software sowie zu den vielseitigen Kommunikationsmöglichkeiten anfragen.
Gesetz für barrierefreie Webseiten
Ab dem 25. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) erste Teile der Privatwirtschaft zur barrierefreien Gestaltung von Produkten und Dienstleistungen, einschließlich Websites. Dies betrifft auch Arztpraxen (>10 Mitarbeiter) und MVZ. Kurz gesagt: Webseiten müssen für Menschen mit Seh-, Hör-, Lese- und kognitiven Einschränkungen zugänglich sein. Die Inhalte der Website müssen leicht lesbar und strukturiert sein, Videos müssen mit Untertiteln versehen sein und auf Animationen sollte gänzlich verzichtet werden.
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