Ohne sie läuft’s nicht rund Praxismanager und Praxismanagerinnen im Radiologienetz
Angesichts des in radiologischen Praxen zunehmenden administrativen Aufwands, der komplexen Patientenverwaltung und der Notwendigkeit, höchste Qualitätsstandards einzuhalten, wird die Arbeit von Praxismanagern/innen immer wichtiger. Sie gewährleisten einen reibungslosen Praxisablauf und entlasten die Gesellschafter/innen, tragen darüber hinaus entscheidend zur Effizienzsteigerung, Patientenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit einer Praxis bei. Im Interview erklärten uns die Praxismanager/innen Simone Schwarz und Johanna Ulrich (Radiologie Landau-SÜW), Magdalena Bittmann (Radiologie Oldenburg), Benjamin Korte (Radiologie Münster), Claudia Merkl (Radiologie Marktredwitz), Nadine Preuß (Radiologie Ostalb) und Pamela Geldner (Radiologie Lüneburg), wie sie ihren Alltag organisieren, bewältigen, und was ihnen die Mitgliedschaft ihrer Praxis im Radiologienetz bringt.
Wie haben sich aus Ihrer Sicht die Rolle und das Aufgabenspektrum der Praxismanager/innen in den vergangenen Jahren entwickelt?
B. Korte: Meine Aufgaben sind innerhalb des dreiköpfigen Verwaltungsteams konstant geblieben. Jedoch wird der Verwaltungsaufwand immer höher, egal in welchem Bereich. Trotz oder teilweise auch aufgrund der Digitalisierung. Die Workflows sind nicht durchdacht, zum Beispiel bei den Ausbildungsverträgen, die seit 2024 nur noch über das Portal der Ärztekammer verfügbar sind. Zugriff darauf haben nur die Ärzte in der Ärztekammer, nicht die Praxismanager. Auch die Einrichtung der Telematikinfrastruktur ist zeitaufwendig, zumal wir diese in der Radiologie und Nuklearmedizin bei uns nur teilweise nutzen, aber vorweisen müssen.
M. Bittmann: Meine Rolle hat sich inhaltlich nicht wesentlich verändert. Der Arbeitsumfang ist jedoch deutlich gewachsen, zum Beispiel im Bereich der Personalsuche. Hier ergeben sich insgesamt mehr Vorgänge durch höhere Teilzeitquoten. Und es kommt viel „Neues“ dazu, wie die Organisation der KV-Abrechnung, da zunehmend komplexer (Stichwort TSVG), oder auch die Organisation der Bereitschaftsdienste.
C. Merkl: Früher habe ich etwa 70 – 80 % meiner Zeit an den Geräten verbracht und nur 30 % in der Administration. Doch der Verwaltungsaufwand ist in den letzten Jahren enorm gestiegen. Insbesondere das Einhalten von Richtlinien und die daraus resultierenden Prozesse haben den Aufwand deutlich erhöht.
Wie ist die Zusammenarbeit zwischen den Praxisinhabern und Ihnen als Praxismanager/in organisiert?
C. Merkl: Unsere Zusammenarbeit ist sehr gut organisiert. Wir haben eine flache Hierarchie mit zwei Praxisinhabern, was den ständigen Dialog und fast täglichen Austausch erleichtert. Entscheidungen werden auf Augenhöhe getroffen, und durch das langjährige Vertrauensverhältnis sind wir uns bei wichtigen Fragen meist sehr schnell einig. Einmal im Quartal gibt es eine Teamsitzung, bei der immer beide Praxisinhaber anwesend sind. Manchmal finden diese Besprechungen auch hinter verschlossener Tür statt. Da wir eine kleine Radiologie sind, läuft es bei uns anders als in größeren Praxen – die Inhaber nehmen sich die Zeit für den Austausch, weil sie wissen, dass das Personal unser größtes Wirtschaftsgut ist.
S. Schwarz & J. Ulrich: Egal bei welchen Themen, uns sind gemeinsame Entscheidungsbefugnisse übertragen worden, sodass wir effizient mit unseren Gesellschaftern zusammenarbeiten können.
N. Preuß: Mir wurde viel Verantwortung übergeben. Somit habe ich freie Hand am Standort und kann viele Dinge direkt entscheiden. Manchmal wünsche ich mir eine stärkere Rückkoppelung zu den Arbeitsergebnissen.
Welchen Herausforderungen begegnen Sie am häufigsten im Praxisalltag?
B. Korte: Zum einen ist der benannte Zeitaufwand eine Herausforderung. Hinzu kommen ständige Änderungen bei Gesetzeslagen wie z.B. dem MT-Berufegesetz, welche es zu kennen und erfüllen gilt. Weiterhin ist es kein Leichtes, die massiv steigenden Kosten in der IT, in der Beschaffung oder beim Personal bei gleichbleibender Vergütung der Leistungen zu stemmen. Und nicht zu unterschätzen ist die Aufgabe, die mentale Zufriedenheit der Mitarbeitenden unter all diesen Umständen aufrechtzuerhalten.
N. Preuß: Die Einarbeitung neuer MTR an den Geräten ist herausfordernd. Heute sind die Forderungen von Mitarbeitenden und von Patienten dermaßen hoch, dass man sie kaum mehr alle erfüllen kann. Patientenausfälle durch nicht abgesagte Termine finde ich ebenfalls schwierig, oder unangebrachte Kritik durch Patienten am Personal, das sich dann natürlich an mich wendet.
M. Bittmann: Viele Dinge müssen gleichzeitig erledigt werden. Meine Aufgabe ist es auch, für eine gute Kommunikation innerhalb der Praxis zu sorgen. Durch den Personalmangel haben wir eine hohe Arbeitsbelastung. Deshalb landen Aufgaben zeitweise bei mir, die sonst eigentlich von Kollegen/innen erledigt werden.
P. Geldner: Personalgespräche und die Kommunikation mit dem Personal empfinde ich als herausfordernd. Auch wenn wir technische Ausfälle an den Geräten oder Systemen haben, muss schnell eine Lösung her, damit wir die Patientenversorgung wieder aufnehmen können.
S. Schwarz & J. Ulrich: Definitiv stellt der Personalmangel durch Ausfälle für uns eine Herausforderung dar. Auch wenn die Telematik technische Probleme macht oder wenn Geräte, Drucker, PC-Programme in der Praxis Funktionsausfälle haben.
Bei welchen Aufgaben lassen Sie sich im Praxismanagement vom Radiologienetz unterstützen?
M. Bittmann: Ich habe mehrere Fortbildungen online wahrgenommen, z.B. für Privatabrechnung und Praxismarketing. Diese waren immer hilfreich und informativ.
C. Merkl: Wir haben über das Radiologienetz verschiedene Unterstützung in Anspruch genommen, beispielsweise den CuraTop-Wartungsvertrag für unser CT und die Bestellung eines Medizinphysik-Experten (MPE) über Curagita. Auch während der Corona-Zeit haben wir die Gefährdungsbeurteilung über Curagita organisiert. Insgesamt kommt viel Unterstützung von Curagita, und ich wende mich direkt an die zuständigen Fachansprechpartner, um Rat einzuholen.
B. Korte: Hilfe und Unterstützung haben wir uns in den Bereichen Datenschutz, Arbeitsschutz und Hygiene sowie in der Materialbeschaffung geholt. Auch bei Anschaffungen von Großgeräten samt Abschluss von Serviceverträgen konnten wir von den Angeboten innerhalb des Radiologienetzes profitieren. Wir sind dankbar, dass wir auf die Expertise von außen zurückgreifen können, und zufrieden mit der Zusammenarbeit sowie den Ergebnissen.
N. Preuß: Wir haben in der Praxis Planerio für die Arbeitsplanung mithilfe der Beratung aus dem Radiologienetz eingeführt.
Haben Sie schon einmal am Praxismanagement-Austausch im Radiologienetz teilgenommen? Wie finden Sie diese Initiative?
P. Geldner: Ja, ich bin regelmäßig dabei und finde das Format und die Initiative sehr gut. Die besprochenen Themen und der Erfahrungsaustausch sind für die Alltagsarbeit bereichernd oder setzen neue Impulse. Es könnten insgesamt aber noch mehr Teilnehmer sein, damit man sich besser austauschen kann.
M. Bittmann: Ja, habe ich. Das ist ein sehr gutes Format, für mich persönlich sicher mit das Interessanteste.
B. Korte: Ja, ich nehme so häufig wie möglich am Praxismanagement-Austausch teil. Ich schätze den Austausch sehr, obwohl ich feststelle, dass wir Praxismanager sehr unterschiedliche Zuständigkeiten haben und ich beispielsweise nicht an den Geräten arbeite, dafür mit meinem Finanzkenntnissen Fragen mitbringe, welche in der Form von den anderen Praxismanagern nicht reflektiert werden können, weil sie in diesem Bereich nicht tätig sind.
C. Merkl: Ja, ich habe bereits mehrmals am digitalen Praxismanagement-Austausch teilgenommen und finde dieses Format sehr angenehm. Es gibt immer etwas Neues, das ich mitnehmen kann. Oft ergeben sich im Nachgang weitere Möglichkeiten, um spezifische Fragen zu klären oder sich Rat zu holen. Manchmal stellt man fest, dass andere Praxen vor denselben Herausforderungen stehen.
S. Schwarz & J. Ulrich: Wir waren schon sehr oft dabei. Das Radiologienetz bietet hier einen passenden Rahmen, sich mit anderen Praxen auszutauschen und Gleichgesinnte kennenzulernen. Man merkt, es haben alle die gleichen Sorgen oder Probleme, und falls sie doch jemand nicht hat, kann man sich Tipps holen.
Was wünschen Sie sich und dem Radiologienetz für die Zukunft?
M. Bittmann: Unsere Praxis ist ja noch ein relativ neues Mitglied im Radiologienetz. Ich persönlich habe noch keine „Lücke“ festgestellt. Daher eher ein „Weiter so“.
B. Korte: Ich wünschte, dass sich zwischen den Radiologien innerhalb des Radiologienetzes ein intensiverer Zusammenhalt ergibt und ein Wir-Gefühl als niedergelassene Radiologen, um beispielsweise mit einer gemeinsamen starken Stimme Gesetzesvorlagen zu widersprechen.
C. Merkl: Ich wünsche mir, dass es so weitergeht wie bisher, denn das funktioniert sehr gut. Im Scherz sage ich, ich wünsche mir die goldene Hochzeit mit dem Radiologienetz. Besonders wichtig ist mir, dass der persönliche Kontakt weiter gepflegt wird und der sehr gute Austausch im Netz erhalten bleibt.
S. Schwarz & J. Ulrich: Curagita bietet für alle praxisrelevanten Bereiche der Radiologie Services an. Das finden wir sehr gut. Aber mitunter wechseln zu oft die Zuständigen, da würden wir uns mehr Kontinuität auf der Personalseite wünschen.
N. Preuß: Ich fände es toll, wenn das Radiologienetz digitale Checklisten und Unterweisungen bereitstellen könnte. Vielen Dank für Ihre Einschätzungen!
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