Jour Fixe – So institutionalisieren Sie Kommunikation in Ihrer Praxis!
Gute Kommunikation dient der Information Ihrer Partner/Kollegen und Mitarbeiter und der Koordination von Arbeitsprozessen in Ihrer Praxis. Beides ist für die reibungslose Zusammenarbeit in Ihrem Praxisteam notwendig, und prägt so eine effiziente Patientenversorgung im Praxisalltag.
Dies gilt gleichermaßen für die Ärzteschaft, für die Geschäftsführung und das Praxismanagement sowie das medizinisch-technische Team. Hier die wichtigsten Ziele interner, regelmäßiger Kommunikation in Ihrer Praxis:
► Information der Mitarbeiter
► Verbesserung von Koordinationsprozessen
► Beteiligung und Motivation der Mitarbeiter
► Akzeptanz, Identifikation und Loyalität
► hohe Mitarbeiterbindung (weniger Personalfluktuation)
► Kostenreduktion
► positives Praxis-Image
Um sich (jenseits elektronischer Möglichkeiten) von Angesicht zu Angesicht regelmäßig und systematisch fachlich, organisatorisch und strategisch auszutauschen, haben sich aus unserer Sicht insbesondere „Jour Fixe“ etabliert und bewährt. Folgende Rhythmen und Zyklen dieser regulären Jours Fixes haben wir in unterschiedlichen Beratungsprojekten eingeführt:
► 1x Quartal, Geschäftsführung/Gesellschafter (evtl. auch mit geladenen externen Teilnehmern, wie Steuerberater, Rechtsanwälte, …)
► 1x Monat, Ärzteschaft – sofern Teilnehmerkreis abweichend von o.g. Geschäftsführungs-/Gesellschafter-kreis
► 1x Monat, Ärzteschaft und ltd. MTRA (nach Linien/Themenschwerpunkte, getrennt z.B. Schnittbildgebung, NUK, Interventionsteam, NRAD-Team, o.ä.)
► 1x Monat, MTD (gesamt)
► Wöchentlich bzw. täglich, zur Abstimmung des täglichen (Patienten-)Programms
Mit folgenden Tipps wird Ihr Jour Fixe nachhaltig, zielgerichtet und erfolgreich:
Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen
Worum geht es bei dem Jour Fixe? Was soll mit dem Treffen erreicht werden? Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt? Wie sollte die Vorbereitung jedes Einzelnen auf die Zusammenkunft aussehen? Je klarer Sie die Erwartungen und Ziele kommunizieren, desto erfolgreicher und zielführender wird der Jour Fixe verlaufen.
Verschicken Sie die gemeinsame Agenda vorab per E-Mail
Die genaue Agenda eines Jour Fixes kann sich von Termin zu Termin durchaus ändern. Mal geht es um das weitere Vorgehen und die zukünftige Planung, mal stehen andere Fragen im Mittelpunkt. Es empfiehlt sich daher, zwei oder drei Tage vorher eine kurze E-Mail mit der groben Tagesordnung und den wichtigsten Punkten zum Ablauf an alle Teilnehmer zu verschicken. Diese muss nicht bis ins kleinste Detail gehen, hilft aber jeden bei der konkreten Vorbereitung des Meetings.
Beginnen Sie mit aktuellen Informationen
Bevor im Jour Fixe diskutiert, gearbeitet, besprochen und geplant wird, sollte der Anfang des Termins aus Informationen bestehen. Sie können nicht erwarten, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand mitbringen. Beginnen Sie damit, alle Teilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen. Dies funktioniert am besten, wenn jeder kurz über seine Bereiche und Fortschritte berichtet. Auf dieser Grundlage kann das weitere Meeting aufgebaut werden, ohne dass noch einmal unterbrochen werden muss.
Halten Sie es kurz
Viele Meetings werden viel zu lang angesetzt, was dazu führt, dass Themen unnötig in die Länge gezogen werden und Zeit verschwendet wird. Planen Sie den Jour Fixe deshalb von Anfang an so kurz wie möglich. Oftmals wird angenommen, dass mindestens 60 oder gar 90 Minuten notwendig sind, um bei einem Treffen alles zu besprechen. Tatsächlich reichen 30 bis maximal 45 Minuten vollkommen aus. Gerade bei einem Jour Fixe ist es sinnvoll, den zeitlichen Rahmen knapper zu wählen und falls nötig lieber die Häufigkeit zu erhöhen. Statt einmal im Monat, können Sie sich alle zwei Wochen treffen, wenn der Kommunikationsbedarf steigt.
Erstellen Sie ein Protokoll
Um Ablauf, Inhalte, Ergebnisse sowie Absprachen für das weitere Vorgehen festzuhalten, sollte unbedingt ein Protokoll zu jedem Jour Fixe erstellt wer-den. Mit diesem Dokument – ggf. zentral abgelegt/Intranet - haben alle noch einmal die wichtigsten Punkte schriftlich zur Hand, können entsprechend handeln und entscheiden und sich das letzte Treffen auch als Vorbereitung auf den nächsten Jour Fixe noch einmal in Erinnerung rufen. Im Fokus steht hierbei die Etablierung einer offenen Kommunikations-Kultur im täglichen Routinebetrieb der Praxis/MVZ/Klinikabteilung zur nachhaltigen Verbesserung des Teamgedankens, der medizinischen Versorgung, insbesondere zur Erhöhung von Qualität und Transparenz und insoweit auch zur Wirtschaftlichkeit.
Ansprechpartner
Thomas Pfeifer
Thomas M. Lüttgen
RadioLogic GmbH
Tel.: (06406) 83 11 01
