Digitales HR-Tool: Klarer Rahmen für bessere Mitarbeitergespräche

Dr. Eric Schlaudraff, Radiologie und Nuklearmedizin im Zentrum Vital (Fulda): Wir wollten unsere Mitarbeitergespräche verbindlicher, strukturierter und für alle Beteiligten nachvollziehbarer gestalten. In einer radiologischen Praxis arbeiten sehr unterschiedliche Berufsgruppen eng zusammen: MTR, MFA, Mitarbeitende an der Anmeldung, in der Terminvergabe und in der Verwaltung sowie Ärztinnen und Ärzte. Entsprechend unterschiedlich sind die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzanforderungen.

Bislang hing die Qualität unserer Mitarbeitergespräche stark davon ab, wie intensiv sich die jeweilige Führungskraft vorbereitet hatte. Manche Gespräche waren sehr ausführlich, andere eher knapp gehalten. Dies lag auch daran, dass die Gespräche vor Einführung des Tools in der Regel sehr frei verliefen und sich nur an drei oder vier Grundgedanken orientierten, die recht allgemein gehalten wurden. Uns fehlte einfach eine einheitliche Grundlage, mit der sowohl die Einschätzung der Führungskraft als auch die Sicht des Mitarbeiters systematisch erfasst werden konnten.

Mit dem nun eingesetzten Tool der Curagita wollten wir deshalb einen standardisierten Prozess etablieren, der zu unserer Praxis passt und dennoch ausreichend flexibel ist. Die Führungskräfte erhalten eine klare Orientierung, die Mitarbeitenden werden durch ihre Selbsteinschätzung aktiv einbezogen, und beide Seiten gehen gut vorbereitet in das persönliche Gespräch. Für uns war entscheidend, dass das Tool nicht nur einen Fragebogen bzw. Gesprächsleitfaden digitalisiert, sondern den gesamten Ablauf eines Mitarbeitergesprächs sinnvoll unterstützt.

Simone Schwarz, Praxismanagerin Radiologie Landau-SÜW: Zunächst wählt die Führungskraft den für den jeweiligen Aufgabenbereich passenden Fragebogen aus und geht den Kriterienkatalog Punkt für Punkt durch. Anschließend erhält der Mitarbeiter über das Tool eine Einladung zum persönlichen Gespräch. Mit dieser Einladung wird gleichzeitig eine Frist übermittelt, bis zu der dieser seine Selbsteinschätzung abgeben soll.

Im Gespräch werden dann die Beurteilung der Führungskraft und die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters gegenübergestellt. Gerade diese Gegenüberstellung ist sehr wertvoll. Überein-stimmungen bestätigen ein gemeinsames Verständnis. Abweichungen zeigen, an welchen Stellen Gesprächs- oder Entwicklungsbedarf besteht.

Simone Schwarz: Ein einziger Standardfragebogen würde der Realität einer radiologischen Praxis nicht gerecht. Deshalb gibt es zunächst einen allgemeinen Fragebogen mit arbeitsplatzunabhängigen Kriterien. Ergänzend stehen drei funktionsbezogene Fragebögen zur Verfügung: für das Geräteteam, für die Verwaltung sowie für Anmeldung und Terminvergabe. Damit lassen sich die Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes deutlich präziser abbilden.

Dr. Eric Schlaudraff: Aus ärztlicher Sicht ist natürlich insbesondere der Fragebogen für das Geräteteam hilfreich. Die Qualität einer radiologischen Praxis hängt nicht alleine von der eingesetzten Technik und der ärztlichen Befundung ab. Sie umfasst auch die Patientenansprache, die Vorbereitung der Untersuchung, die Einhaltung von Standards und die Zusammenarbeit zwischen ärztlichem und nichtärztlichem Personal. Durch die strukturierte Beurteilung können wir diese Aspekte gezielter ansprechen. Gute Leistungen werden sichtbarer, und Entwicklungsfelder können konkreter benannt werden.

Simone Schwarz: Curagita hat mit den Entwürfen wirklich eine sehr gute Vorarbeit geleistet. Und dennoch ist gerade die Anpassbarkeit der Kriterienkataloge für uns ein wesentlicher Vorteil. Wir haben Kriterien ergänzt, präzisiert und sprachlich an typische Formulierungen in unserer Praxis angepasst.

Dr. Eric Schlaudraff: Mit der Veränderbarkeit der Fragebögen verhindern wir, dass das Instrument als starres System wahrgenommen wird. Wir nutzen einen einheitlichen methodischen Rahmen, können aber gleichzeitig unsere eigenen Qualitäts- und Führungsstandards abbilden. Wenn eine Praxis beispielsweise besonderen Wert auf Patientensicherheit, Untersuchungsqualität, Serviceorientierung oder standortübergreifende Zusammenarbeit legt, lassen sich diese Aspekte gezielt in die Beurteilung aufnehmen. Die Struktur bleibt damit vergleichbar, ohne dass die Individualität der Praxis verloren geht.

Dr. Eric Schlaudraff: Die achtstufige Skala ermöglicht eine differenzierte Beurteilung. Gleichzeitig gibt es keinen neutralen Mittelpunkt, auf den man ausweichen kann. Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter müssen sich klar positionieren. Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, Menschen auf eine Zahl zu reduzieren. Die Bewertung ist vielmehr ein Ausgangspunkt für das Gespräch. Entscheidend ist die Frage, weshalb jemand bei einem bestimmten Kriterium beispielsweise eine Fünf oder eine Sieben gewählt hat.

Simone Schwarz: Genau darin liegt der Nutzen. Eine Zahl allein verändert noch nichts. Sie macht aber Unterschiede sichtbar und schafft einen konkreten Gesprächsanlass. Wenn sich ein Mitarbeiter bei seiner Organisationsfähigkeit mit sieben Punkten bewertet und die Führungskraft nur vier Punkte vergibt, sollte man gemeinsam klären, worauf diese unterschiedlichen Wahrnehmungen beruhen.

Simone Schwarz: Mitarbeitergespräche gab es auch vorher schon in unserer Praxis, nur nicht so ausführlich und ohne arbeitsplatzspezifische Beurteilungen. Vielmehr haben wir mit einem allgemeinen Fragebogen gearbeitet. Insofern sind Selbstbeurteilungen bei uns seit jeher Bestandteil von Mitarbeitergesprächen. Neu ist für uns nun, dass dies bereits im Vorfeld des eigentlichen Gesprächs auf digitale Art und Weise passiert. Darüber haben wir das Team informiert und das Procedere erläutert. Die Resonanz dazu war sehr positiv, auch weil alles unkompliziert und papierlos abläuft. Zudem haben die Mitarbeitenden nun die Möglichkeit, ihre Sicht bereits vor dem Gespräch einzubringen. Sie können sich in Ruhe Gedanken über ihre Leistungen, ihre Zusammenarbeit im Team und ihren Entwicklungsbedarf machen. Dadurch sind die bisherigen Gespräche auch konkreter verlaufen. Die Frist zur Bearbeitung hat Verbindlichkeit geschaffen und sorgt dafür, dass beide Seiten vorbereitet in den Termin gehen. Spontane Gespräche zwischen Tür und Angel konnten wir bereits abbauen.

Dr. Eric Schlaudraff: Mir ist wichtig, dass gute Leistungen nicht untergehen. Im hektischen Praxisalltag sprechen wir häufig zuerst über Dinge, die nicht funktionieren. Die Fragebögen zwingen uns dazu, das Gesamtbild zu betrachten. Mitarbeitende erhalten damit auch Anerkennung für Leistungen, die im Alltag vielleicht als selbstverständlich angesehen werden.

Simone Schwarz: Die eigentliche Gesprächszeit wird dadurch nicht unbedingt kürzer – und das sollte auch nicht das primäre Ziel sein. Der Nutzen liegt vielmehr in der besseren Vor- und Nachbereitung der Gespräche. Auch kommt es nun nicht mehr vor, dass Termine wegen zu Hause vergessener Unterlagen verschoben werden müssen. Auch müssen die Bewertungsbögen vorher nicht mehr ausgedruckt und verteilt werden. Das heißt, wir sparen nicht nur Zeit, sondern auch Papier.

Hinzu kommt, dass unsere Führungskräfte nicht jedes Mal überlegen müssen, welche Themen angesprochen werden sollten. Die relevanten Kriterien sind bereits strukturiert. Auch die Einladung und die Aufforderung zur Selbsteinschätzung werden über einen definierten Prozess gesteuert. Das gesamte Verfahren ist einheitlich. Das verbessert die Vergleichbarkeit zwischen Standorten und Führungskräften, nimmt aber auch vermeintlicher Vorzugsbehandlung den Wind aus den Segeln, ohne die individuelle Situation des einzelnen Mitarbeiters außer Acht zu lassen

Dr. Eric Schlaudraff: Unserer bisherigen Erfahrung nach ist dies nicht der Fall, da auch in den neu strukturierten Gesprächen natürlich immer die Möglichkeit erhalten bleibt, persönliche Einflüsse einzubringen, was uns auch weiterhin sehr wichtig ist. Das von Curagita entwickelte Instrument ersetzt weder das persönliche Gespräch noch die Verantwortung der Führungskraft. Es strukturiert die Vorbereitung und liefert Anknüpfungspunkte. Die eigentliche Führungsarbeit findet weiterhin im direkten Austausch statt. Als Führungskraft muss man zuhören, nachfragen und Bewertungen nachvollziehbar erläutern. Das lässt sich nicht automatisieren. Das Tool unterstützt uns dabei, die verfügbare Gesprächszeit für die wirklich relevanten Themen zu nutzen.

Simone Schwarz: Ich würde sogar sagen, dass die Gespräche persönlicher werden können. Weil die organisatorischen Grundlagen bereits vorbereitet sind, bleibt mehr Raum für individuelle Anliegen, berufliche Ziele und konkrete Entwicklungsmaßnahmen. Wichtig ist allerdings, die Bewertungen nicht isoliert zu betrachten. Eine niedrige Punktzahl sollte niemals als pauschales Urteil verstanden werden. Sie muss im Gespräch eingeordnet und mit konkreten Beobachtungen verbunden werden.

Simone Schwarz: Das Tool hilft dabei, Mitarbeiterentwicklung als kontinuierlichen Prozess zu verstehen. Im Gespräch können konkrete Ziele vereinbart werden, etwa eine zusätzliche Qualifikation, die Übernahme neuer Aufgaben oder eine Verbesserung bestimmter Abläufe. Bei späteren Gesprächen lässt sich nachvollziehen, welche Themen bereits besprochen wurden und wie sich die Einschätzungen verändert haben. Dadurch entsteht mehr Verbindlichkeit. Entwicklungsziele werden nicht nur formuliert, sondern können im nächsten Gespräch erneut aufgegriffen werden. Wenn sich Aufgabenprofile verändern oder neue Kompetenzanforderungen entstehen, kann das Beurteilungssystem entsprechend weiterentwickelt werden. Personalentwicklung und Organisationsentwicklung greifen dadurch stärker ineinander.

Dr. Eric Schlaudraff: Aufgrund des Fachkräftemangels wird die professionelle Personalführung und -entwicklung immer wichtiger. Weil wir Personal gewinnen und langfristig binden möchten, müssen wir mehr bieten als einen technisch modernen Arbeitsplatz. Unsere Mitarbeitenden erwarten Orientierung, Wertschätzung und Entwicklungsperspektiven. Mit dem strukturierten und zugleich individuell konfigurierbaren Gesprächssystem nutzen wir ein Instrumentarium zur Etablierung einer zeitgemäßen Führungskultur.

Dr. Eric Schlaudraff: Ja. Besonders empfehlenswert ist es für Praxen, die ihre Mitarbeitergespräche bislang eher unregelmäßig oder ohne einheitliche Grundlage durchführen. Das Tool schafft Struktur, ohne den persönlichen Austausch einzuschränken. Die vorhandenen Fragebögen ermöglichen einen schnellen Einstieg und viele Konfigurationsmöglichkeiten. Damit verbindet das System Standardisierung und Individualisierung auf eine sehr sinnvolle Weise.

Simone Schwarz: Dem kann ich nur zustimmen. Das Tool unterstützt Führungskräfte bei der Vorbereitung, bindet Mitarbeitende aktiv ein und macht unterschiedliche Wahrnehmungen sichtbar. Damit entstehen bessere Voraussetzungen für faire Beurteilungen, konkrete Entwicklungsvereinbarungen und eine konstruktive Zusammenarbeit. Der größte Vorteil ist für mich jedoch die Verbindlichkeit: Mitarbeitergespräche werden nicht länger als zusätzliche Aufgabe betrachtet, die im Tagesgeschäft immer wieder verschoben wird. Sie werden zu einem fest etablierten Bestandteil der Praxisführung.

Herr Dr. Schlaudraff, Frau Schwarz, wir danken für das erkenntnisreiche Gespräch.