Herausforderung Praxismanagement – Ergebnisse einer Umfrage im Radiologienetz
Immer mehr Praxen erwägen, einen Praxismanager einzustellen. Praxismanager sollen die Praxisgesellschafter entlasten und mit ihren Kompetenzen verstärken. Dabei liegen die Vorstellungen, welche Aufgaben die Praxismanager übernehmen sollten und welche Verantwortung und damit Handlungsspielräume man in der Praxis tatsächlich an sie delegieren möchte, nicht nur zwischen verschiedenen Praxen sehr weit auseinander, sondern manchmal auch durchaus innerhalb einer Praxis zwischen den Gesellschaftern.
Grund genug, das Aufgabenspektrum des Praxismanagements mal genauer unter die Lupe zu nehmen und die Praxisrealität bei den betroffenen Praxisgesellschaftern und Praxismanagern abzufragen.
Insgesamt 43 Mitgliedsradiologen und 18 Praxismanager haben den Fragenkatalog der sommerlichen Netzumfrage trotz Ferien und Hitzewelle dankenswerterweise beantwortet und tragen damit ein Stückchen zur Transparenz dieses Themas bei.
Die Praxismanagementaufgaben
Was gehört eigentlich alles zum Praxismanagement und wer nimmt die Aufgaben in einer Praxis hauptsächlich wahr? Diese Frage wurde den Radiologen gestellt. Dabei wurden 21 Aufgabenbereiche identifiziert.
Fragt man die Praxispartner unserer Mitgliedspraxen, wer die 21 verschiedenen Managementaufgabenfelder in der Praxis wahrnimmt, ergibt sich ein interessantes Bild mit folgenden Auffälligkeiten:
- Angestellte Ärzte nehmen offensichtlich so gut wie keine Praxismanagement-Aufgaben wahr.
- Alle genannten Management-Aufgaben einer Praxis werden zumindest von einigen der befragten Gesellschafter wahrgenommen. Dabei gibt es Aufgaben, die nur wenige Gesellschafter als Management-Aufgaben für sich beanspruchen (z.B. Beschaffung, Dienstplanung, Arbeitsschutz, Buchhaltung, Qualitätsmanagement und Datenschutz).
- Auf der anderen Seite wurden Management-Aufgaben genannt, die übereinstimmend als „Chefsache“ identifiziert wurden. Dazu gehören Zuweiserkooperationen (zu 89%), Praxisentwicklung/Business Development (zu 89%), der Themenbereich Banken/Finanzierung (zu 83%), Praxismarketing/Öffentlichkeitsarbeit (zu 77%), Gerätebeschaffung/Projektmanagement (zu 77%) und die Moderation der Geschäftsleitung (zu 79%).
- Die TOP 5 Management-Aufgaben der Nicht-Gesellschafter in einer Praxis sind eher operative und Verwaltungstätigkeiten. Lediglich die Aufgabe Controlling/Steuerung wird bereits zu 29% bei den Praxismanagern gesehen. Auch beim Personalmanagement sieht sich die Hälfte der befragten Praxis-Gesellschafter als Verantwortliche für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Personalentwicklung und das Führen von Mitarbeitergesprächen und überlassen ihrem leitenden Personal die eher administrativen Aufgaben inkl. Planung. Vergleicht man dazu die Angaben der befragten Praxismanager, die sich häufig vollumfänglich für Personalthemen zuständig sehen, lässt sich daraus schließen, dass es Themen gibt, bei denen die Umsetzung, nicht jedoch die Verantwortung delegiert wird.
- Auch praxisexterne Stellen nehmen einen Teil der Aufgaben wahr, insbesondere Buchhaltung, Datenschutz/-sicherheit, Jahresabschluss, IT-Aufgaben und Arbeitsschutz/-sicherheit.
- Etwa die Hälfte der befragten Praxisgesellschafter gibt an, dass es in der Praxis eine zentrale Abteilung für die Wahrnehmung von Praxismanagementaufgaben gibt.
Der Praxismanager/die Praxismanagerin
Manche haben bereits einen, manche haben keinen bzw. keine. Etwa ein Drittel der Befragten hat keine/n expliziten Praxismanager/Praxismanagerin. Auf die Gründe angesprochen, waren die häufigsten Antworten, dass die Praxis klein genug ist, dass die Gesellschafter die Praxismanagementaufgaben ohne Delegation an einen Praxismanager wahrnehmen, dass sich die Gesellschafter nicht einig sind und dass sie das Praxismanagement auch gerne selbst machen.
Gibt es einen Praxismanager bzw. eine Praxismanagerin in der Praxis, so arbeitet diese Person in enger Abstimmung mit einem oder mehreren Gesellschaftern. Dabei sind die Gesellschafter vorsichtig mit der Delegation von Handlungsautonomien und Befugnissen.
Die Fülle der möglichen Aufgaben für Praxismanager ist groß. Der Kernaufgabenbereich scheint jedoch das Personalmanagement (vom Recruiting bis zur Dienstplanung) zu sein. Mehr als 60 Prozent der befragten Praxismanager kreuzten an, ebenfalls mit den von den Radiologen als Hauptaufgaben genannten Bereichen Steuerung/Controlling, Praxismarketing und Gerätebeschaffung beschäftigt zu sein. Nur drei Praxismanager sagten von sich, dass sie für alle der genannten Aufgaben zuständig sind.
Sicherlich tragen die jeweilige Stellenausschreibung mit dem konkreten Aufgabenspektrum einer Praxis sowie die beruflichen Erfahrungen und die Qualifikationen des Praxismanagers erheblich dazu bei, was er oder sie am Ende in einer Praxis tatsächlich macht. So ist beispielsweise ein Praxismanager aus dem ehemaligen Beraterteam der Curagita inzwischen in einer Großpraxis tätig, wo er sich als Teil der Geschäftsführung verstärkt um die Themen Strategie, Organisation, Controlling und Business Development kümmert. Eine Aufgabe, die ihn fordert, aber auch begeistert. Bei anderen Themen des Praxismanagements, z.B. Personal, Dienstplanung, Abrechnung, Finanzbuchhaltung unterstützen ihn weitere erfahrene Mitarbeiter der Praxis. Diese berichten sowohl an den Praxismanager als auch an bestimmte Praxisgesellschafter, die für den jeweiligen Bereich im Rahmen einer Matrixorganisation verantwortlich sind.
Qualifikation des Praxismanagers
Alle Befragten – Radiologen wie Praxismanager – finden Führungskompetenzen wichtiger als die fachliche Qualifikation der Praxismanager. Noch sind die meisten Praxismanager medizinisch vorgebildet, diejenigen mit kaufmännischer Ausbildung bzw. BWL-Studium sind jedoch auch schon stark in den teilnehmenden Praxen vertreten, wenige Quereinsteiger aus anderen Branchen sind dabei. Die Gehälter sind sehr unterschiedlich, hängen von der Region und der Lage einer Praxis (Stadt/Land) in hohem Maße ab. Daher wurden in der Befragung keine Gehaltsspannen abgefragt. Zur Einordnung der Praxismanager in das Gehaltsgefüge einer Praxis orientieren sich 45% am Gehalt ihrer leitenden MTRA.
Die organisatorische Einbindung des Praxismanagers
Wenngleich die klare Organisation des Themas Praxismanagement als ein Haupt-Erfolgskriterium seitens der teilnehmenden Praxisgesellschafter (75%) genannt wurde, gibt die überwiegende Mehrheit der Befragten (68%) an, dass Abstimmungen mit den Praxismanagern „Ad hoc bzw. auf Zuruf“ ohne Jour fixe mit Agenda oder Teilnahme der Praxismanager an der Gesellschafterversammlung erfolgen.
Eigentlich schade, denn das Hauptziel der Installation eines Praxismanagers auf Seiten der Radiologenpartner ist die zeitliche Entlastung, die mehr Fokussierung auf die eigentliche ärztliche Tätigkeit und zumindest eine teilweise Delegation der oft unbequemen und zeitaufwendigen Personalführung zulässt. Diese kann aber nur klappen, wenn das Briefing stimmt und dieses funktioniert umso besser, je stärker es institutionalisiert ist.
Am Ende sind zumindest 61% der befragten Radiologen der Meinung, die mit der Einrichtung des Praxismanagers verfolgten Ziele mehrheitlich erreicht zu haben.
Wünsche der Praxismanager an eine gute Fee:
Am Ende ihres Fragebogens durften die Praxismanager Wünsche an eine gute Praxis-Fee formulieren. Hier wurde einiges genannt, zum Beispiel eine gute Fehlerkultur, offene Kommunikation, Anerkennung auf Seiten der Mitarbeiter und Praxisinhaber, klare Aufgabendefinitionen und Regelungen, die Übertragung von Verantwortung sowie feste Zeiten zur Ausübung des Praxismanagements neben dem Praxisbetrieb. Für sich selbst wünschen sich die befragten Praxismanager, dass es ihnen gelingt, die Praxisstrategie auf die Mikroebene herunterzubrechen, für Veränderungen zu begeistern und Ziele selbstständig umzusetzen. Dazu noch eine leistungsgerechte Bezahlung und schon hätte die gute Praxis-Fee ihren Job perfekt erfüllt.
Die Ergebnisse der Umfrage können Sie als PDF hier downloaden:
Bericht Befragung Praxismanagement
Ihre Ansprechpartnerin
Eva Jugel
